O que é um contrato digital e quais são seus benefícios?

Todas as empresas, independentemente da área de atuação e da estatura, sempre precisam conduzir uma enorme quantidade de contratos. E isso vai desde contratos de locação, acordos com clientes e fornecedores até os próprios contratos com funcionários e terceirizados. Hoje em dia, com as inovações tecnológicas, o contrato digital veio para facilitar sua vida, e diminuir toda burocracia.

Sabemos que até pouco tempo, a única opção era trabalhar com arquivos físicos e com assinaturas reconhecidas em cartórios, ou seja, muito papel e custos altos. Mas a revolução digital veio para melhorar expressivamente a maneira como elaboramos, assinamos e inserimos segurança jurídica aos documentos relevantes como os contratos, por exemplo.

Neste post vamos ajudar você entender o que é um contrato digital e quais são seus benefícios.

1 – O que é um contrato digital?

Resumindo, podemos dizer que o contrato digital é como a formalização de um acordo entre duas ou mais partes. Os envolvidos precisam conhecer os seus termos e concordar com eles. O contrato digital segue o mesmo modelo e princípio do contrato tradicional (aquele que estamos acostumados a ver), porém, é feito a partir de um meio digital.

Para que o arquivo receba validade jurídica, é preciso que passe por um processo diferenciado: a assinatura digital. Então, ele pode ser utilizado na compra de produtos, em acordos de contratação de serviço, em certificações, e-mails, prontuários médicos, dentre outras.

2 – Quais as vantagens de utilizar o contrato digital?

O contrato digital já faz parte do dia a dia de diversas empresas ao redor do mundo, e é uma tendência que vem se popularizando. As vantagens serão descritas nos próximos tópicos:

Segurança

Tanto a assinatura digital, quanto a eletrônica, possuem recursos muito confiáveis para provar a autenticidade de um documento, não permitindo brechas legais para a contestação.

Além disso, os próprios recursos utilizados em tais procedimentos (como a comprovação biométrica e a exigência de senhas) impedem que os arquivos sejam acessados ou modificados por outras pessoas, auxiliando na privacidade de documentos sensíveis.

Flexibilidade no armazenamento

Armazenar e fazer o compartilhamento de um contrato digital é muito mais simples do que precisar lidar com várias folhas de papel. Os arquivos são leves para qualquer celular, computador ou tablet, e podem ser enviados por diferentes meios de maneira descomplicada, como o correio digital ou por meio de servidores baseados na nuvem.

Custo

Você já fez as contas para saber o quanto sua empresa gasta com a compra de tinta para impressoras e reposição de papel? Fora esses gastos também há o deslocamento (para fazer o envio de documentos físicos), e ainda tem o pagamento de despachantes.

Com o contrato digital, esses custos deixam de existir. Além disso, não é mais necessário ter um arquivo físico, o que resulta em economia de espaço, tempo e dinheiro. Pois, despesas regulares para a preservação dos documentos em papel são dispensáveis.

3 – Passo a passo para fazer um contrato digital

Quer saber como fazer com contrato digital, com agilidade e contendo os elementos de proteção jurídica dos envolvidos?

Identifique as partes envolvidas

O contrato de prestação de serviços tem caráter residual e está antevisto no Novo Código Civil. Isso significa que, apenas vai controlar os objetos jurídicos que não sejam o centro de leis especiais.

Dessa forma, a empresa precisa se preocupar com aspectos pessoais do contrato digital, dos quais a identificação correta é importantíssima:

• Quem contrata — tomador, locatário ou contratante;

• Quem é contratado — prestador de serviço, locador ou contratado.

Defina o objeto do contrato

Qual serviço você vai prestar? Criação de softwares? Monitoramento de redes? Administração de imóveis? Locação de residências? Então, os detalhes do projeto de prestação de serviços precisam constar detalhadamente, para que não haja mal-entendidos.

Especifique os valores envolvidos e inclua cláusulas de reajustes

Quando for o caso de prestação cara, todos os valores, assim como a periodicidade de pagamento, precisam estar inseridos no contrato. Índices que vão orientar os seus limites. Ah, e os reajustes também não podem ser esquecidos.

Descreva os direitos e deveres de cada uma das partes

Neste tópico não estamos pedindo para que você descreva o objeto do contrato, e sim para explicitar quais são os direitos e deveres pertencentes a ambas as partes na relação jurídica:

• Obrigação do prestador — o dever fundamental do prestador é o de fazer, com excelência, o serviço que assumiu, no tempo, no local e dentro das especificações acordadas, sempre sob fiscalização do tomador;

• Obrigações do tomador — o dever do tomador é o de remunerar o serviço levando em consideração o que foi definido no contrato.

Defina instrumentos de medição de desempenho

Prever indicadores de desempenho para comprovar o ótimo cumprimento do contrato é basilar para ambas as partes.

Estabeleça o tempo de contrato e as cláusulas de cancelamento ou alteração

Considerando o que assegura o Novo Código Civil, o prazo de duração do contrato não pode ultrapassar quatro anos.
É importante não se esquecer da previsão de sansões em episódios de descumprimento. As multas ou então a extinção unilateral do contrato podem ser algumas das sanções nesse caso.

4 – Como proceder com a assinatura digital?

Depois de seguir todos os passos citados, é o momento de transformar o seu contrato em um documento digital para que a assinatura possa ser feita. E como você pode fazer um contrato digital?

Não há mistério, pois, a partir de uma plataforma de assinatura digital, você vai poder gerar um documento, incorporar aqueles que precisam assinar e inserir marcações (deixe claro onde serão feitas as assinaturas).

Não se preocupe, as assinaturas criadas por plataformas especializadas são permitidas por lei e os seus documentos contam com um nível de segurança bancária, como a criptografia de alto impacto.

O contrato digital é uma tecnologia que vai mudar a maneira como os seus negócios são realizados. A rapidez e a praticidade dessa alternativa fará com que seus projetos possam ser iniciados rapidamente, reduzindo custos e facilitando os procedimentos.